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Plazo para la aprobación de las cuentas anuales del ejercicio 2017

¿Sabia Vd?....
Si su empresa cerró el ejercicio a 31 de diciembre, recuerde que los socios deben aprobar las cuentas como máximo el 30 de junio, y depositarlas en el Registro durante el mes siguiente a su aprobación. La gran novedad en la presentación de las cuentas anuales del ejercicio 2017 es la nueva declaración de identificación del titular real.

Le recordamos que, para todas aquellas sociedades cuyo cierre de ejercicio social coincide con el año natural (31 de diciembre), el plazo para la formulación de las Cuentas Anuales por los administradores de las sociedades, correspondientes al ejercicio social cerrado a 31 de diciembre de 2017, finalizó el pasado día 31 de marzo de 2018, y el plazo para la aprobación de aquellas Cuentas Anuales por la Junta General de Socios/Accionistas de las mismas finalizará el próximo día 30 de junio de 2018. Y además en el mes siguiente a la celebración de la Junta General hemos de depositar las Cuentas Anuales 2017 en el Registro Mercantil.

Atención. Podrá demorar la presentación de las cuentas anuales como máximo hasta el día 30 de julio de 2017.

Ya están disponibles los modelos normalizados de cuentas anuales correspondientes al ejercicio 2017 que debemos de presentar al Registro Mercantil para su depósito, una vez publicada la Orden JUS/319/2018, de 21 de marzo, por la que se aprueban los nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación.

La principal novedad que introducen los nuevos modelos está motivada por la Directiva (UE) 2015/849 del Parlamento Europeo y del Consejo de 20 de mayo de 2015, relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. Concretamente, consiste en un nuevo formulario en el que debe manifestarse la llamada «identificación del titular real de la sociedad».

Se trata de una nueva página incorporada al modelo normalizado en la que debemos indicar los datos identificativos de aquellas personas físicas con un porcentaje de participación superior al 25%, ya sea de forma directa o indirecta, teniendo que reflejar en este último caso las sociedades intervinientes en la cadena de control. Si no existiese ninguna persona física que posea o controle un porcentaje superior al 25% del capital o de los derechos de voto, deberán indicarse los datos identificativos de los administradores o responsables de la dirección de la entidad. Además, en los siguientes ejercicios esta nueva declaración solo deberá cumplimentarse si se han producido cambios en la titularidad real.

Debe tenerse en cuenta que están sujetas a la obligación de identificar al titular real todas las personas jurídicas domiciliadas en España que depositan cuentas anuales individuales, incluidas las PYMES, a excepción de las sociedades que coticen en un mercado regulado.

Además, los nuevos modelos incorporan novedades en lo que respecta a la divulgación de información no financiera e información sobre diversidad por parte de determinadas grandes empresas y determinados grupos, que tiene como objetivo identificar riesgos para mejorar la sostenibilidad y aumentar la confianza de los inversores, los consumidores y la sociedad en general. Para ello incrementa la divulgación de información no financiera, como pueden ser los factores sociales y medioambientales.

La presente Orden entró en vigor el día 28 de marzo de 2018 y los nuevos modelos resultan de aplicación para la presentación de las cuentas anuales del ejercicio 2017 salvo para aquellas compañías que hayan aprobado y efectuado el depósito de sus cuentas anuales en el Registro Mercantil competente con anterioridad a la entrada en vigor de esta nueva normativa.

¿Quién tiene la obligación de presentar las cuentas anuales? 

Los administradores de la sociedad, que deben presentar en el Registro Mercantil del domicilio social certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, de aplicación de su resultado, así como, en su caso, el informe de gestión y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría o ésta se hubiera acordado a petición de la minoría.

Las cuentas anuales son objeto de publicidad y cualquiera puede consultarlas y obtener información del Registro Mercantil de todos los documentos depositados.

Atención. Los administradores de la sociedad son quienes tienen la obligación de convocar la junta de socios a la que someter la aprobación de las cuentas y, una vez aprobadas, llevar a cabo su posterior depósito ante el Registro Mercantil en el mes siguiente.

Si no se depositan las cuentas

Si deposita las cuentas más tarde, su empresa podrá ser objeto de las siguientes sanciones:

  • Una multa de entre 1.200 y 60.000 euros.  El importe concreto se determinará en función de las partidas del activo y de la cifra de ventas declaradas en el último Impuesto sobre Sociedades. Si la empresa (o el grupo de empresas) tiene un volumen de facturación anual de más de 6 millones de euros, el importe máximo de la multa puede llegar a ser de 300.000 euros.
  • Además, si pasa un año desde la fecha de cierre del ejercicio sin que se hayan depositado las cuentas anuales, el Registro Mercantil quedará “cerrado” para su empresa. Es decir, hasta que no las deposite, no podrá inscribir la mayoría de acuerdos de la sociedad (por ejemplo, una escritura de cambio de domicilio o de ampliación de capital).

Atención. Si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta General, el cierre registral podrá evitarse si esa circunstancia se acredita con certificación del órgano de administración expresando la causa de la falta de aprobación. Si esta situación persiste, debe presentarse la certificación cada 6 meses.

No obstante, aunque pase un año sin que su empresa presente las cuentas anuales, sí que podrá inscribir en el Registro Mercantil determinados documentos: el cese del administrador, una revocación de poderes, la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores.

Además, en caso de incumplir con su obligación de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil del domicilio social, al mes siguiente de su aprobación, los administradores estarían  incumpliendo la legislación vigente con las siguientes consecuencias:

  • No se permitirá la inscripción de documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista, con lo que entre otras cosas no se podrán nombrar administradores, ni otorgar poderes, hasta que  no estén depositadas las cuentas.
  • En el caso de los administradores, la no presentación de las cuentas supone que no se ha actuado con la debida diligencia de un ordenado empresario  y en consecuencia si se origina un daño a la sociedad, podría tanto la propia Sociedad como los socios o un tercero reclamar los daños causados a la sociedad por este. Además en el caso de que la sociedad se encuentre en una situación de insolvencia, la falta de diligencia en la actuación del empresario en la no presentación de las cuentas, puede suponer que este tenga que responder de las deudas de la sociedad, ya que la Ley Concursal establece como un supuesto de concurso culpable la no formulación de las cuentas anuales, no someterlas auditoria si estuviera obligado, o la falta de depósito de estas en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso.

Atención. Cuando una sociedad no está obligada a auditarse, los socios que representen al menos un 5% del capital (por sí solos o agrupados) pueden solicitar al registrador que nombre a un auditor para que revise las cuentas. La solicitud debe realizarse antes de que hayan transcurrido 3 meses desde el cierre del ejercicio cuyas cuentas se van a auditar.

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