¿Sabia Vd?...
En la documentación de la comunidad de propietarios pueden encontrarse numerosas informaciones que incorporan datos personales que se tienen que tener en consideración respecto de los principios y derechos de la normativa sobre protección de datos.
Este tipo de acceso y obtención de copias por parte de los copropietarios responde a la finalidad de conocer y comprobar la correcta gestión de las cuentas de la comunidad, pudiendo dar acceso a información muy variada, tal como ocurre con la relativa a salarios, honorarios profesionales, facturas y contratos.
Ley de Propiedad Horizontal (LPH)
El artículo 20 e) de la LPH dispone que corresponde al administrador actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad. Por tanto, parece plenamente justificado que los propietarios (no confundir con inquilinos) tengan pleno acceso a la documentación de la comunidad de propietarios. Documentación como contratos, nóminas, facturas, sentencias judiciales, datos de contacto de propietarios, extractos bancarios...
No obstante, este artículo debe ser interpretado de conformidad con la normativa de protección de datos, de modo que no permite un acceso generalizado a toda la documentación obrante en los archivos de la comunidad que pueda contener datos personales, sino solamente a aquellos datos que sean estrictamente pertinentes, adecuados y limitados en relación con los fines para los que son tratados.
En cuanto a la obtención de copias, la LPH ordena en ocasiones la remisión de determinados documentos, mientras que en su artículo 20 se refiere a custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad. En el caso en que se considerase oportuno facilitar copia de la documentación, con las limitaciones derivadas de la aplicación de la normativa de protección de datos, deberán adoptarse las debidas medidas de seguridad y, especialmente, las relativas a la gestión y salida de soportes y documentos, y traslado de documentación.
Cuidado con los datos personales
En la documentación de la comunidad de propietarios pueden encontrarse numerosas informaciones que incorporan datos personales, tales como datos identificativos y de contacto de los propietarios, números de sus cuentas corrientes, coeficientes de participación, consumos individuales, ingresos efectuados por los propietarios o deudas que estos mantengan con la comunidad, sentido del voto en la adopción de acuerdos, etcétera. Igualmente tendrá dicha consideración cualquier dato personal referido a los empleados que pudiera tener la comunidad de propietarios, como también la tendrán los datos relativos a honorarios de profesionales que abone la comunidad.
Ciñéndonos exclusivamente a los tratamientos de datos personales contenidos en los documentos que emplea la propia comunidad, estos pueden abarcar un amplio espectro de información personal relativa, incluso, a la vida privada y familiar de los afectados, así como a cualquier tipo de actividad desarrollada por una persona, como la referida a sus relaciones laborales o a su actividad económica o social.
La propia LPH habilita diversas comunicaciones de datos personales, que a efectos de la normativa sobre protección de datos (LOPD y Reglamento) se encontrarían legitimadas en base al cumplimiento de una obligación legal.
Así, el artículo 16.2) de la LPH regula cómo debe efectuarse la convocatoria de las juntas, disponiendo que la convocatoria contendrá una relación de los propietarios que no estén al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad y advertirá de la privación del derecho de voto si se dan los supuestos previstos en el artículo 15.2 de la LHP (los propietarios que en el momento de iniciarse la junta no se encontrasen al corriente en el pago de todas las deudas vencidas con la comunidad y no hubiesen impugnado judicialmente las mismas o procedido a la consignación judicial o notarial de la suma adeudada, podrán participar en sus deliberaciones si bien no tendrán derecho de voto. El acta de la Junta reflejará los propietarios privados del derecho de voto, cuya persona y cuota de participación en la comunidad no será computada a efectos de alcanzar las mayorías exigidas en esta Ley).
Por su parte, el artículo 19 de la LPH prevé la remisión de las actas a los propietarios, señalando en su número segundo las menciones que deben contener, entre las que figuran diversos tipos de datos de carácter personal.
¿Qué dice la Agencia Española de Protección de Datos al respecto?
Desde la óptica de la protección de los datos personales, debe señalarse que sin perjuicio de que puedan realizarse estas comunicaciones, se tiene que tener en consideración también los principios de la Ley y Reglamento de Protección de Datos, sobretodo el principio relativo a la minimización de datos.
En consecuencia, la comunicación de datos deberá limitarse a aquéllos que -en cada caso- resulten "adecuados, pertinentes y limitados" para el cumplimiento de la finalidad que legitima el acceso a los mismos, que en estos supuestos viene referido al control del buen gobierno de la comunidad.
Así, a título de ejemplo, no cumple el requisito de idoneidad:
La comunicación de los directorios con los datos de domicilio de los propietarios o sus números de cuenta corriente, ya que en nada contribuyen a la finalidad de control de la buena administración de la comunidad de propietarios.
Igualmente, y en lo que se refiere a nóminas de los empleados de la comunidad, debe tenerse en cuenta que junto con la información referida a sus retribuciones, aparecerán otros datos, como el domicilio fiscal, la cuenta corriente en que se produzca los pagos e incluso datos especialmente protegidos referentes a salud o ideología, así como el descuento, en su caso, de la cuota sindical de los afiliados a un sindicato. Estos datos no resultan relevantes para la finalidad de control de la gestión de la comunidad de propietarios, por lo que la exhibición de dichos directorios o de las nóminas de personal resultará contraria al principio de proporcionalidad y, en consecuencia, darán lugar a una vulneración de la normativa de protección de datos, sin perjuicio de que se deba informar a los propietarios de las retribuciones satisfechas a los empleados, con el adecuado desglose de conceptos retributivos.
En consecuencia, fuera de los supuestos en los que expresamente la LPH obliga a la comunicación a otros propietarios de determinados datos personales, deberá examinarse en cada caso si el acceso a los documentos cumple el principio de proporcionalidad resultando idóneo, necesario y equilibrado para obtener la finalidad perseguida, según señala el Tribunal Constitucional. En otro caso, no procederá el acceso directo al documento.
Por otra parte, la finalidad del tratamiento no podrá ser otra que la que resulte de las previsiones de la LPH, no pudiendo utilizarse los datos para finalidades distintas de aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos
En la documentación de la comunidad de propietarios pueden encontrarse numerosas informaciones que incorporan datos personales que se tienen que tener en consideración respecto de los principios y derechos de la normativa sobre protección de datos.
Este tipo de acceso y obtención de copias por parte de los copropietarios responde a la finalidad de conocer y comprobar la correcta gestión de las cuentas de la comunidad, pudiendo dar acceso a información muy variada, tal como ocurre con la relativa a salarios, honorarios profesionales, facturas y contratos.
Ley de Propiedad Horizontal (LPH)
El artículo 20 e) de la LPH dispone que corresponde al administrador actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad. Por tanto, parece plenamente justificado que los propietarios (no confundir con inquilinos) tengan pleno acceso a la documentación de la comunidad de propietarios. Documentación como contratos, nóminas, facturas, sentencias judiciales, datos de contacto de propietarios, extractos bancarios...
No obstante, este artículo debe ser interpretado de conformidad con la normativa de protección de datos, de modo que no permite un acceso generalizado a toda la documentación obrante en los archivos de la comunidad que pueda contener datos personales, sino solamente a aquellos datos que sean estrictamente pertinentes, adecuados y limitados en relación con los fines para los que son tratados.
En cuanto a la obtención de copias, la LPH ordena en ocasiones la remisión de determinados documentos, mientras que en su artículo 20 se refiere a custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad. En el caso en que se considerase oportuno facilitar copia de la documentación, con las limitaciones derivadas de la aplicación de la normativa de protección de datos, deberán adoptarse las debidas medidas de seguridad y, especialmente, las relativas a la gestión y salida de soportes y documentos, y traslado de documentación.
Cuidado con los datos personales
En la documentación de la comunidad de propietarios pueden encontrarse numerosas informaciones que incorporan datos personales, tales como datos identificativos y de contacto de los propietarios, números de sus cuentas corrientes, coeficientes de participación, consumos individuales, ingresos efectuados por los propietarios o deudas que estos mantengan con la comunidad, sentido del voto en la adopción de acuerdos, etcétera. Igualmente tendrá dicha consideración cualquier dato personal referido a los empleados que pudiera tener la comunidad de propietarios, como también la tendrán los datos relativos a honorarios de profesionales que abone la comunidad.
Ciñéndonos exclusivamente a los tratamientos de datos personales contenidos en los documentos que emplea la propia comunidad, estos pueden abarcar un amplio espectro de información personal relativa, incluso, a la vida privada y familiar de los afectados, así como a cualquier tipo de actividad desarrollada por una persona, como la referida a sus relaciones laborales o a su actividad económica o social.
La propia LPH habilita diversas comunicaciones de datos personales, que a efectos de la normativa sobre protección de datos (LOPD y Reglamento) se encontrarían legitimadas en base al cumplimiento de una obligación legal.
Así, el artículo 16.2) de la LPH regula cómo debe efectuarse la convocatoria de las juntas, disponiendo que la convocatoria contendrá una relación de los propietarios que no estén al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad y advertirá de la privación del derecho de voto si se dan los supuestos previstos en el artículo 15.2 de la LHP (los propietarios que en el momento de iniciarse la junta no se encontrasen al corriente en el pago de todas las deudas vencidas con la comunidad y no hubiesen impugnado judicialmente las mismas o procedido a la consignación judicial o notarial de la suma adeudada, podrán participar en sus deliberaciones si bien no tendrán derecho de voto. El acta de la Junta reflejará los propietarios privados del derecho de voto, cuya persona y cuota de participación en la comunidad no será computada a efectos de alcanzar las mayorías exigidas en esta Ley).
Por su parte, el artículo 19 de la LPH prevé la remisión de las actas a los propietarios, señalando en su número segundo las menciones que deben contener, entre las que figuran diversos tipos de datos de carácter personal.
¿Qué dice la Agencia Española de Protección de Datos al respecto?
Desde la óptica de la protección de los datos personales, debe señalarse que sin perjuicio de que puedan realizarse estas comunicaciones, se tiene que tener en consideración también los principios de la Ley y Reglamento de Protección de Datos, sobretodo el principio relativo a la minimización de datos.
En consecuencia, la comunicación de datos deberá limitarse a aquéllos que -en cada caso- resulten "adecuados, pertinentes y limitados" para el cumplimiento de la finalidad que legitima el acceso a los mismos, que en estos supuestos viene referido al control del buen gobierno de la comunidad.
Así, a título de ejemplo, no cumple el requisito de idoneidad:
La comunicación de los directorios con los datos de domicilio de los propietarios o sus números de cuenta corriente, ya que en nada contribuyen a la finalidad de control de la buena administración de la comunidad de propietarios.
Igualmente, y en lo que se refiere a nóminas de los empleados de la comunidad, debe tenerse en cuenta que junto con la información referida a sus retribuciones, aparecerán otros datos, como el domicilio fiscal, la cuenta corriente en que se produzca los pagos e incluso datos especialmente protegidos referentes a salud o ideología, así como el descuento, en su caso, de la cuota sindical de los afiliados a un sindicato. Estos datos no resultan relevantes para la finalidad de control de la gestión de la comunidad de propietarios, por lo que la exhibición de dichos directorios o de las nóminas de personal resultará contraria al principio de proporcionalidad y, en consecuencia, darán lugar a una vulneración de la normativa de protección de datos, sin perjuicio de que se deba informar a los propietarios de las retribuciones satisfechas a los empleados, con el adecuado desglose de conceptos retributivos.
En consecuencia, fuera de los supuestos en los que expresamente la LPH obliga a la comunicación a otros propietarios de determinados datos personales, deberá examinarse en cada caso si el acceso a los documentos cumple el principio de proporcionalidad resultando idóneo, necesario y equilibrado para obtener la finalidad perseguida, según señala el Tribunal Constitucional. En otro caso, no procederá el acceso directo al documento.
Por otra parte, la finalidad del tratamiento no podrá ser otra que la que resulte de las previsiones de la LPH, no pudiendo utilizarse los datos para finalidades distintas de aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos
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