¿Sabia Vd?....Los costes de una gestión documental
La gestión documental se ha
vuelto imprescindible cara a una mejora organización y gestión del despacho.
Invertir en un proyecto de gestión documental es ya un gasto básico para un
buen funcionamiento en la organización pero, ¿qué costes acarrean?
Cuando hablamos de contratar un
proyecto de gestión documental debemos de tener en cuenta dos variables: el
coste de implantación del proyecto en sí y también el coste total de propiedad.
¿Cuál es la diferencia entre ambos? El primero aglutina todos aquellos gastos,
inversiones y tiempo que se dedica desde el momento en que se reconoce la
necesidad imperante en implantar una solución de este tipo.
Aunque quizás el concepto pueda
parecer un poco difuso, supone una parte vital del coste total de una solución
en un programa de gestión documental. Los costes en gestión documental parten
de una premisa importante, el coste de implantación de dicho proyecto que, una
serie de gastos tangibles e intangibles que merece la pena tener en cuenta.
Y, por otro lado, cuando hablamos
de los costes en gestión documental nos encontramos con el coste total de
propiedad. En este aspecto, hacemos referencia a toda la extensa vida útil del
sistema, es decir, actualizaciones, mantenimiento, ampliaciones debido a las
propias necesidades de la organización.
Tipos de
costes en gestión documental
Los costes, en cualquier caso,
son de dos tipos: humanos y materiales. El coste humano en un proyecto de
gestión documental hace referencia al personal de la empresa u organización y
al tiempo que estos le dedican en detrimento de otro tipo de actividades que
también tienen que realizar en el despacho.
Mientras que los costes
materiales en la gestión documentales abarcan cuatro grandes campos. Las
licencias de software son una parte imprescindible para el desarrollo del
trabajo porque, en ocasiones, suele implicar adquirir otra maquinaria más
completa como paquetes de OCR para reconocimiento de texto, etc...
También son importantes los
costes de infraestructura, es decir, costes de comunicación, redes, hardware y
todo el equipamiento necesario para el funcionamiento de un proyecto de gestión
documental. Y, por supuesto, el coste de mantenimiento o lo que es lo mismo la
compra de productos o servicios tanto sean externos como internos con el
objetivo de mantener la operatividad del sistema.
Por último, el coste de formación
siempre debe estar presente en un proyecto de gestión documental. Formar al
personal en el manejo y conocimiento de los servicios y materiales necesarios
para llevar el trabajo a cabo es importantísimo. Un coste que solo se da al
principio de la puesta en marcha del proyecto y, más tarde, en la entrada de
nuevos empleados.
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