Programa gratuito para factura electrónica fácil y de forma legal

Sabia Vd....

·       Cómo hacer factura electrónica fácil y de forma legal

Una factura en pdf y sin firma electronica es una factura electrónica pero es necesario saber qué entendemos por "controles de gestión usuales" y por "pista de auditoría fiable". La DGT y la AEAT han dado respuesta a estas dos cuestiones

Antaño, la legislación reguladora de las facturas no cambiaba prácticamente o cambiaba muy poco. Desde que en 1996 se regulara por primera vez la factura electrónica, se han ido produciendo continuos cambios en esta materia y cada vez en menos espacio de tiempo, hasta llegar al momento actual en el que la normativa nos permite confeccionar facturas electrónicas de forma muy fácil y con todas las garantías legales, siempre, claro está, que lo hagamos de la forma correcta.

Primero fue la Orden de 22 de marzo de 1996 (LA LEY 1417/1996), que estableció el Sistema intercambio facturación por medios telemáticos, un sistema con una complejidad técnica considerable que únicamente permitió que en España pudieran utilizar la factura electrónica 15 empresas.

Luego vino el Real Decreto 1496/2003 (LA LEY 1812/2003), que aprobó el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación que estableció tres sistemas válidos de facturación:

·     • Los basados en firma electrónica avanzada generada con certificados electrónicos reconocidos y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

·     • Los basados en sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI).

·     • Cualquier otro sistema que, previamente a su utilización, fuera homologado por la AEAT y que cumpliera los requisitos de autenticidad e integridad que se exigían.

Sin embargo, parece que los sistemas habilitados, aunque podríamos asegurar que fue la etapa de expansión de la factura electrónica, sin embargo, conllevaba un cierto componente técnico que impedía su utilización por pymes, micropymes y autónomos, que era conocido y reconocido por la Unión Europea y que había que salvar.

Una nueva Directiva 2010/45/UE, del Consejo, de 13 de julio de 2010 (LA LEY 15487/2010), modificó la anterior Directiva 2006/112/CE (LA LEY 11857/2006) que reguló hasta entonces la factura electrónica en el ámbito de la Unión Europea, obligó a los Estados miembros a modificar sus regulaciones en esta materia y, en España, la transposición de la Directiva se materializó en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre (LA LEY 20111/2012), que aprobó el actual Reglamento que regula las obligaciones de facturación, el cual estableció el mismo tratamiento a las facturas electrónicas y a las factura en papel, de forma que ambas reflejen la verdadera naturaleza de las operaciones y garanticen la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el período de conservación.

Con la actual normativa, además de los tres sistemas anteriores que siguen siendo válidos, introdujo un nuevo supuesto de facturación mucho más sencillo y fácil de utilizar que podíamos decir que carece prácticamente del componente técnico que precisan los sistemas anteriores. Este nuevo supuesto también debe garantizar los requisitos mencionados, que pueden realizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho, citando expresamente "…en particular mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial del sujeto pasivo que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta".

Parece por tanto, que ya no es necesario utilizar firma electrónica para que las facturas en formato electrónico tengan la consideración de factura electrónica, y por tanto, validez jurídica, y de esta manera una factura generada en PDF y sin firma electrónica podría ser una factura electrónica. Sin embargo nos encontramos con un segundo problema: ¿Qué entendemos por controles de gestión usuales y por pista de auditoría fiable?

La respuesta a esta cuestión no llegó hasta el mes de marzo de 2014, en el que se publicó la consulta vinculante de la Dirección General de Tributos V0861-14 (LA LEY 920/2014), de 28 de marzo de 2014, que vino a aclarar estos conceptos, lo que dio lugar a la posterior inclusión en el Informa de la AEAT de dos nuevas consultas, la nº 134268, que de forma resumida aclaró el concepto de controles de gestión, y la nº 134267, que hizo lo propio con el concepto de pista de auditoría fiable.

De acuerdo con las consultas indicadas, podemos asegurar que para que una factura emitida en formato electrónico y bajo el último supuesto comentado, tenga la consideración de factura electrónica y por tanto validez a efectos fiscales, ha de ajustarse a los siguientes considerandos:

Se entiende por controles de gestión usuales, los procesos llevados a cabo por la dirección y el resto del personal de la empresa, destinado a proporcionar una seguridad razonable con respecto al cumplimiento de objetivos en la efectividad y eficacia de las transacciones, información contable fiable y cumplimiento de las obligaciones legales aplicables.

En cuanto a la pista de auditoría, tiene tal consideración el registro, en papel o electrónico, que proporcione, paso a paso, la historia documentada de una transacción que puede validar o invalidar asientos contables. Dicha pista de auditoría debe incluir, entre otros, la fuente de los registros, la relación de las transacciones procesadas y la identificación de dichas transacciones de modo que puedan relacionarse con el origen de las mismas.

Una pista de auditoría será de esta manera fiable si:

·     • Es adecuada para su propósito, es decir, si contiene información y documentos suficientes y adecuados.

·     • La información es de calidad, esto es, está basada en documentos que sean proporcionados por terceros, por la otra parte interviniente en la transacción, o en los propios documentos siempre que existan controles internos adecuados.

Para alcanzar este carácter de fiable, el vínculo que es establece entre los justificantes y las operaciones procesadas debe poder seguirse con facilidad (es decir, debe disponer de suficientes detalles para vincular los documentos), atenerse a los procedimientos definidos, y reflejar los procesos que realmente han ocurrido.

Entre los documentos a examinar se encuentran: contratos de compra y de venta, órdenes de compra y venta, notas de entrega, facturas, pagos y recibos, extractos de cuenta bancarios, documentos del destinatario o proveedor de los bienes o prestador de los servicios (documentos de la contraparte), etc.

Como se desprende de lo expuesto, ya no es necesario utilizar la firma electrónica para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido, aunque, para mí, sigue siendo la mejor forma de garantizar estos requisitos, por muy técnica que sea su utilización ya que me ofrece todas las garantías jurídicas, y además, porque el nuevo sistema expuesto no deja de ser algo discrecional, aunque en muchos supuestos, como por ejemplo, las empresas que utilicen un ERP, probablemente cumplan con lo expuesto y todo quede garantizado.

Por ello puede utilizar como solución y de forma gratuita el programa de la administración que pone a disposición de cualquier usuario o administrado para firma digital (valide) que se puede descargar de la siguiente dirección: https://valide.redsara.es/valide/firmar/ejecutar.html