Dietas y asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia ¿están exentas de cotizar? ¿Y en el IRPF?

Sabia Vd.

Dietas y asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia ¿están exentas de cotizar? ¿Y en el IRPF?

Como ya sabe, el Real Decreto-ley 16/2013 de 20 de diciembre amplió las bases de cotización de las retribuciones en especie, una medida que cogió desprevenidas a las empresas y que está generando contestación y numerosas dudas de cara a su aplicación.

Estimado/a cliente/a:

Atención. Con la nueva normativa se incluyen en la base de cotización una serie de conceptos que históricamente quedaban excluidos de cotización en su integridad o parcialmente.

Dicha medida conlleva un aumento de los costes de personal, con efectos en la nómina del mes de diciembre (si bien con un periodo hasta el 31 de marzo para incluir las liquidaciones correspondientes a diciembre y enero) añadiendo en la base de cotización conceptos hasta ahora exentos.

Con la nueva normativa, exclusivamente las únicas garantías que continúan estando exentas en la base de cotización son aquellas destinadas a satisfacer los gastos de estudios dirigidos a la actualización, capacitación o reciclaje de los empleados, y siempre y cuando tales estudios vengan exigidos por el desarrollo de sus actividades y puesto de trabajo, las indemnizaciones por fallecimiento, traslados, suspensiones y despidos y los gastos de manutención y estancia siempre y cuando se hayan ocasionado en un municipio distinto del lugar de trabajo habitual del trabajador destinado y del que constituya su residencia.

Dietas y asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia: exentas de cotización

Como ya hemos comentado, respecto a los gastos de manutención y estancia, no se ha producido ningún cambio. Por lo tanto, las dietas siguen estando exentas de cotizar, igual que ocurría hasta ahora. En cuanto a los gastos de viaje por desplazamientos laborales, no cotizan si se realizan en medios de transporte público, o hasta la cuantía de 0,19 euros por kilómetro.

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Gastos de manutención

Las dietas siguen estando exentas de cotizar siempre que:

• Se hayan devengado por el desplazamiento a un municipio diferente al del centro de trabajo habitual, así como del que constituya la propia residencia del trabajador.
• El desplazamiento a un mismo destino no supere los nueve meses de forma ininterrumpida (en dicho cómputo, no hay que descontar las vacaciones ni otras posibles interrupciones de trabajo).

Las dietas suponen un gasto deducible para la empresa, y tampoco tributan en el IRPF del trabajador.  Ahora bien, deben acreditarse los días y lugares de desplazamiento, y no pueden superar determinado límites según el lugar de destino:

GASTOS DE ESTANCIA Y MANUTENCIÓN
Requisitos	Límites importe exonerado
Si se pernocta en municipio distinto del habitual de trabajo y residencia del preceptor:
• Por gastos de estancia  (alojamiento)	Los importes justificados[1]. Sin límite
• Por gastos de manutención  [2]:
- Territorio español	53,34€ diarios
- Territorio extranjero	91,35€ /  día
Si no se pernocta en municipio distinto del habitual de trabajo y residencia del preceptor:
• Por gastos de manutención:
- Territorio español	26,67€ diarios
- Territorio extranjero	48,08€  /  día

Atención. Si las dietas abonadas superan los importes indicados, deberá cotizar por el exceso, y los trabajadores también deberán tributar en el IRPF por dicho exceso.

Gastos de locomoción

o hasta la cuantía de 0,19 euros por kilómetro, siempre que se cumplan determinados requisitos. También están exentos los gastos de peaje y de aparcamiento que se justifiquen.

Si el desplazamiento laboral del trabajador se efectúa en un transporte público, está exento de cotizar la totalidad del gasto que se pueda justificar. Ahora bien, el desplazamiento debe efectuarse a un municipio distinto al del centro de trabajo. 

Cuando el empleado utiliza otros medios de transporte privado y siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, no deberá cotizar hasta el límite de 0,19 euros por kilómetro recorrido. A estos efectos, también están exentos los gastos de peaje y de aparcamiento que se justifiquen.

GASTOS DE LOCOMOCIÓN
Requisitos                                                                    Límites importe exonerado
Cuando el empleado utiliza los medios de transporte público.	El que resulte de los gastos justificados mediante factura o documento equivalente.
Cuando el empleado utiliza otros medios de transporte privado y siempre que se justifique la realidad del desplazamiento.	El que resulte de computar 0,19€ por kilómetro recorrido; más los gastos de peaje y aparcamiento que la empresa satisfaga y  que se justifiquen.

Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.

Un cordial saludo,

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[1] Con efectos desde 1 de enero de 2008, en el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que no excedan de 15€ diarios, si se producen por desplazamiento dentro del territorio español, o de 25€ diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.

[2] No hace falta justificante de la cuantía del gasto, pero sí de que el viaje tuvo lugar y de que respondía a exigencias laborales.