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Sistemas informáticos de gestión y facturación a utilizar por todos los empresarios y profesionales

Las empresas, empresarios y profesionales enfrentan dos cambios importantes que están siendo procesados simultáneamente. Por una parte, deberán utilizar un software específico para gestión, contabilidad y facturación que evite el uso duplicado y cumpla con los nuevos requisitos legales. Esto significa que los programas actuales tendrán que ajustarse a estas nuevas normativas. Por otra parte, al emitir facturas a otros empresarios (B2B), estarán obligados a enviarlas en formato electrónico.

PREGUNTAS Y RESPUESTAS

¿A quién afecta esta normativa? A sociedades, empresarios, profesionales, entidades de atribución de rentas con actividad económica, y también a no residentes con rentas obtenidas a través de un establecimiento permanente en España.

¿Puedo continuar usando mis programas de facturación actuales? Sí, siempre que se actualicen para cumplir con los nuevos requisitos legales, como asegurar la integridad, trazabilidad, conservación, legibilidad y accesibilidad de los datos. Además, deben generar una huella o "hash" y contar con firma electrónica en los registros de facturación.

¿Es posible facturar con Excel o Word? No, ya que estos formatos permiten modificar el contenido y no generan una huella electrónica reconocible por la Agencia Tributaria.

¿Cómo puedo verificar si mi programa cumple con la nueva normativa? Los proveedores deben ofrecer una declaración responsable que indique, mediante una etiqueta en el producto, que el software cumple con las especificaciones técnicas y legales.

¿La Agencia Tributaria ofrece algún programa de facturación? Sí, la Agencia Tributaria dispone de una aplicación gratuita que cumple con todos los requisitos necesarios.

¿Es posible enviar los registros de facturación a la AEAT sin usar la solución pública? Sí, se pueden enviar voluntariamente los registros de facturación a través de sistemas informáticos, en cuyo caso los programas se considerarán sistemas de emisión de facturas verificables o VERI*FACTU.

¿Qué ventajas tiene usar el sistema VERI*FACTU? Al usar VERI*FACTU, no es necesario firmar electrónicamente los registros de facturación, siendo suficiente con el cálculo de la huella o "hash".

¿Puedo cambiar de VERI*FACTU a otro sistema privado? Si se opta por VERI*FACTU, la decisión debe mantenerse hasta el final del año natural en que se realice el primer envío.

Si recibo una factura, ¿puedo enviarla a la AEAT? Tanto empresarios como consumidores pueden voluntariamente enviar la información del código "QR" de la factura a la AEAT mediante un dispositivo adecuado para su lectura y transmisión. Esto no constituye una denuncia pública.

¿Qué ocurre si los programas no cumplen los nuevos requisitos de facturación? La fabricación, producción o comercialización de sistemas que no cumplan la normativa constituye una infracción grave y será sancionada con una multa fija de 150.000€ por cada ejercicio y tipo de sistema.

¿Los usuarios que posean programas no conformes cometen una infracción? Sí, la tenencia de sistemas sin certificación será sancionada con una multa de 50.000€ por cada ejercicio. También se considerará infracción cualquier alteración de programas certificados.

¿Cuándo entra en vigor esta Orden sobre especificaciones técnicas? La orden entra en vigor el 29 de octubre de 2024. No obstante, tanto proveedores como contribuyentes deberán adaptar sus sistemas para julio de 2025.

Fuente: REAF.